Mikä juttu?

Hieman teoriaa...

Erilaiset avokonttoriratkaisut ovat yleistyneet voimakkaasti viime vuosikymmeninä, osin taloudellisista syistä. Yksittäiset työhuoneet vievät paljon tilaa ja kasvattavat kustannuksia, kun taas avokonttorit mahdollistavat suuremman työntekijämäärän pienemmissä tiloissa (Bodin Danielsson & Bodin, 2008). Tämä kehitys on vahvistunut entisestään etätyön yleistymisen myötä: toimistojen kokoa voidaan supistaa, kun kaikki työntekijät eivät ole paikalla yhtä aikaa (Engelen ym., 2019).

Alun perin avokonttoreiden etuja perusteltiin avoimemmalla vuorovaikutuksella ja yhteistyön edistämisellä. Yhteisessä tilassa uskottiin olevan helpompaa kysyä apua, jakaa ideoita ja kehittää ratkaisuja yhdessä (Bernstein & Turban, 2018). Joissakin organisaatioissa, kuten myyntitiimeissä, on korostettu myös kollektiivisen "energian" syntymistä: samassa tilassa työskentely voi luoda sosiaalista nostetta ja lisätä motivaatiota (Oldham & Brass, 1979). Lisäksi tutkimukset osoittavat, että avokonttorit voivat lisätä satunnaisia kohtaamisia ja tiedonvaihtoa, mikä tukee epämuodollista oppimista (Morrison & Macky, 2017).

Avokonttorimalleja on kokeiltu myös kouluissa, mutta kokemukset ovat ristiriitaisia. Joissakin tapauksissa avoimet oppimisympäristöt on todettu oppimista tukeviksi, mutta useissa tutkimuksissa on raportoitu melun, keskeytysten ja tilan hallinnan ongelmia, minkä seurauksena monet oppilaitokset ovat palanneet perinteisiin luokkahuoneratkaisuihin (Imms ym., 2017; Shield & Dockrell, 2008).

Avokonttorien haasteet liittyvät erityisesti fyysisiin ja kognitiivisiin tekijöihin. Melu ja taustapuhe häiritsevät keskittymistä ja heikentävät suoriutumista vaativissa kognitiivisissa tehtävissä (Haapakangas ym., 2018). Lisäksi suuret henkilöstömäärät samassa tilassa voivat lisätä lämpökuormaa ja hiilidioksidipitoisuuksia, mikä heikentää koettua viihtyvyyttä ja työtehoa (Frontczak ym., 2012). Näiden tekijöiden vuoksi avokonttoreiden suunnittelussa on kiinnitettävä erityistä huomiota akustiikkaan, ilmanvaihtoon ja tilojen monikäyttöisyyteen.

Tämän kirjoituksen fokus on kuitenkin juuri sosiaalipsykologisissa tekijöissä. Ensimmäinen tekijä on keskittymisen herpaantuminen, mikä on varsin ilmeinen ilmiö. Kun ympärillä on hälyä, voi huomio helposti ohjautua muualle, pois itse työstä tai oppimisesta. Jatkuvat keskeytykset alkavat kuormittaa, ja työn teho sekä laatu kärsivät. Näin on selvitysten mukaan käynyt monessa avokontorioppilaitoksessa sekä työpaikoilla kuten edellä on todettu.

Itse olin mukana eräässä hankkeessa, jossa selvitettiin syvemmin avokonttoreiden vaikutusta ihmisen sosiaalipsykologiseen toimintaan ja sosiaaliseen kognitioon. Tulokset olivat osittain varsin yllättäviäkin. Ensimmäinen merkittävä löydös oli se, että jo keskeyttämisen odottaminen heikensi työntekijän keskittymistä ja työskentelyä. Miksi näin? Mekanismeja oli muutama. Ensinnäkin, jos oli tottunut siihen, että aika ajoin joku tulee keskeyttämään keskittymistä vaativan tehtävän, nosti tämä pelkkä odotus stressiä. Kun jatkuvasti joutuu tarkkailemaan mahdollisia keskeytyksiä tai "pelkäämään" oman työn häiriötä, on tämä jo itsessään häiritsevää – vaikka kukaan ei juuri sillä hetkellä tulisikaan keskeyttämään työskentelyä.

Toinen merkittävä löydös liittyi edelliseen. Jotkut työntekijät alkoivat "esittää" työskentelevänsä, ja tämä vähensi aidosti laadukasta työskentelyä. Miksi näin? Ajattele karkeasti kahdenlaisia työtehtäviä. Toiset ovat rutiininomaisia ja helppoja, toiset puolestaan haastavia ja vaativat syvempää pohdintaa, ongelmanratkaisua ja keskittymistä. Jos tarkastelee, miltä nämä tehtävät näyttävät ulospäin, tulos on hieman yllättävä: usein keskittymistä vaativat tehtävät näyttävät siltä, ettet tee mitään, kun taas rutiinitehtävät näyttävät siltä, että olet keskittynyt.

Ajattele vaikka lukemista. Jos luet helppoa ja sinulle tuttua tekstiä, lukeminen jatkuu katkeamatta ja näyttää muille siltä, että olet uppoutunut tekemiseesi. Sen sijaan, jos tekstissä tulee vastaan vaikea kohta, jota et heti ymmärrä, joudut pysähtymään ja pohtimaan. Katse voi kohota kirjasta, mutta samalla prosessoit aktiivisesti lukemaasi. Ulkopuolisille tämä voi kuitenkin näyttää siltä, että tuijotat seinää etkä tee mitään tärkeää.

Tutkimusten mukaan orientoituminen uudelleen vaativaan tehtävään saattaa viedä keskimäärin jopa 15 minuuttia. Jos keskeytyksiä tulee päivän aikana paljon, työpäivä voi kulua lähinnä uudelleen orientoitumiseen eikä itse asian eteenpäin viemiseen. Rutiininomaisissa tehtävissä keskeytykset eivät sen sijaan ole yhtä haitallisia, sillä niihin on helpompi palata.

Osa selvityksessä mukana olleista työntekijöistä ratkaisi (huomaamattaan) edellä mainitun ongelman sillä, että he "näyttelivät" työskentelevänsä silloinkin, kun todellisuudessa ajattelivat jotain haastavaa ongelmaa. Haitallista tässä oli se, että osa energiasta kului ulkoiseen esittämiseen, mikä oli pois itse vaativasta ajattelutyöstä.

Miksi jotkut pystyvät kuitenkin keskittymään hyvin esimerkiksi kahvilassa työskennellessään? Tämä oli yksi selvityksen kiinnostava tulos. Ihmiset tarvitsevat vaativissa ongelmanratkaisutehtävissä ajoittain mikrotaukoja. Kun pinnistelee ajattelun äärirajoilla, on välillä pysähdyttävä vetämään henkeä muutamaksi sekunniksi tai minuutiksi.

Tyhjässä huoneessa työskentelevät alkoivat mikrotaukojen aikana pohtia helposti muita asioita, kuten mitä söisi illalla. Virikkeellisemmässä ympäristössä, kuten kahvilassa, huomio suuntautui hetkeksi ympäristön tapahtumiin, mutta ei syvällisempiin sivupohdintoihin. Tämän vuoksi oli helpompi palata mikrotauon jälkeen käsillä olevan ongelman pariin.

Avokonttorissa tilanne oli jälleen toinen: mikrotauot saattoivat näyttää ulkopuolisille siltä, ettet tee mitään. Tällöin työntekijä saatettiin keskeyttää juuri silloin, kun hän oli palaamassa vaativan ongelman ääreen.

Miten sovellan käytännössä?

Liittyen avokonttori­työskentelyyn ei voida suoraan sanoa, onko siitä enemmän hyötyä vai haittaa. Tämä riippuu tilanteesta ja työtehtävistä. Oleellista on kuitenkin se, että tunnistetaan, millaisia erilaisia tekijöitä liittyy eri tapoihin organisoida työtä.

Tämä kirjoitus keskittyi avokonttorityöskentelyyn ja toisten ihmisten vaikutukseen sosiaalisessa kontekstissa. Kirjoituksessa painottuivat ehkä hieman avokonttorityön haasteet. Kuitenkin juuri haasteiden esiin tuominen voi auttaa suunnittelemaan työn sosiokognitiivisesti mielekkäämmäksi. Esimerkiksi on tärkeää ymmärtää, että vaikka kollega ei vaikuttaisi ulospäin tekevän mitään, hän voi silti olla syvällisen ajattelutyön äärellä, eikä suinkaan vain joutilaana. Avokonttoreissa voitaisiinkin käyttää selkeitä "ei saa keskeyttää" -kylttejä, joita kaikki kunnioittaisivat riippumatta siitä, miltä työkaverin tekeminen näyttää.

Toisaalta yhteisessä tilassa työskentelyllä on myös monia etuja, kuten helpompi ja nopeampi tiedon jakaminen. Apua käsillä olevaan ongelmaan voi kysyä heti, eikä tarvitse esimerkiksi lähettää sähköpostia ja odottaa vastausta pitkään. Yhdessä työskentelyn ja ylipäänsä sosiaalisen kanssakäymisen on myös todettu edistävän työtyytyväisyyttä ja hyvinvointia.

Ihminen tekee jatkuvasti tulkintoja ympäristöstään, ja toiset ihmiset ovat tärkein ympäröivä tekijä, josta näitä tulkintoja muodostetaan. Tulemalla tietoiseksi toisten ihmisten välillä ilmenevistä, joskus yllättävistäkin vaikutuksista voidaan toimintaa suunnitella kaikille mielekkäämmäksi. Näin sekä työskentely että oppiminen voivat parantua entisestään.

Lähteet:

Bernstein, E. S., & Turban, S. (2018). The impact of the "open" workspace on human collaboration. Philosophical Transactions of the Royal Society B: Biological Sciences, 373(1753), 20170239. https://doi.org/10.1098/rstb.2017.0239

Bodin Danielsson, C., & Bodin, L. (2008). Office type in relation to health, well-being, and job satisfaction among employees. Environment and Behavior, 40(5), 636–668. https://doi.org/10.1177/0013916507307459

Engelen, L., Chau, J., Young, S., Mackey, M., Jeyapalan, D., & Bauman, A. (2019). Is activity-based working impacting health, work performance and perceptions? A systematic review. Building Research & Information, 47(4), 468–479. https://doi.org/10.1080/09613218.2018.1440958

Frontczak, M., Schiavon, S., Goins, J., Arens, E., Zhang, H., & Wargocki, P. (2012). Quantitative relationships between occupant satisfaction and satisfaction aspects of indoor environmental quality and building design. Indoor Air, 22(2), 119–131. https://doi.org/10.1111/j.1600-0668.2011.00745.x

Haapakangas, A., Hongisto, V., Varjo, J., & Lahtinen, M. (2018). Benefits of quiet workspaces in open-plan offices: Evidence from two office relocations. Journal of Environmental Psychology, 56, 63–75. https://doi.org/10.1016/j.jenvp.2018.03.003

Imms, W., Mahat, M., Byers, T., & Murphy, D. (2017). Type and use of innovative learning environments in Australasian schools. ILETC Survey No. 1. University of Melbourne.

Morrison, R. L., & Macky, K. A. (2017). The demands and resources arising from shared office spaces. Applied Ergonomics, 60, 103–115. https://doi.org/10.1016/j.apergo.2016.11.007

Oldham, G. R., & Brass, D. J. (1979). Employee reactions to an open-plan office: A naturally occurring quasi-experiment. Administrative Science Quarterly, 24(2), 267–284. https://doi.org/10.2307/2392497

Shield, B., & Dockrell, J. (2008). The effects of environmental and classroom noise on the academic attainments of primary school children. Journal of the Acoustical Society of America, 123(1), 133–144. https://doi.org/10.1121/1.2812596